Vyplatí se najmout úklidovou firmu pro malou kancelář?

Najmout úklidovou firmu se vyplatí tam, kde úklid zabírá zaměstnancům víc času, než si firma uvědomuje, nebo kde chcete mít jasnou kvalitu. Rozhodnutí se dá spočítat. Vezměme kancelář pro osm lidí a podívejme se, co úklid doopravdy stojí, když ho dělají sami zaměstnanci.

Modelová kancelář

Ilustrační příklad: malá firma o osmi lidech, kancelář s kuchyňkou, dvěma toaletami a společnou zasedačkou. Úklid dělá každý ve vlastním okolí, kuchyňku a toalety si střídají. Podle odhadu zabere týdně dohromady zhruba čtyři hodiny: vynášení koše, setření podlahy, dezinfekce, doplnění toaletního papíru, mytí nádobí.

To je ročně přibližně 200 hodin. Při hodnotě pracovní hodiny 300 korun (zvolené číslo pro ilustraci) jde o 60 000 korun skrytých nákladů. Pokud by firma nabídla úklid za 4 500 korun měsíčně, tedy 54 000 ročně, vychází externí řešení o něco levněji, a navíc lidé pracují na tom, co jim vydělává.

Co ten výpočet přehlíží

Model nezachytil nepřímé věci. Když úklid dělají zaměstnanci, vzniká napětí, kdo uklízí víc, a časem se úklid odkládá. Odvrácená strana externího řešení je, že firma uklízí v pevných termínech a nevyřeší okamžitý nepořádek, třeba rozlitou kávu uprostřed dne.

Přesný výsledek závisí na ceně hodiny práce, která se u vás liší, a na ceně úklidu v regionu. Tabulku si udělejte s vlastními čísly a nabídky si vyžádejte od několika poskytovatelů.

Co patří do smlouvy

Smlouva má určovat frekvenci úklidu, přesný rozsah prací (podlahy, sanitární zařízení, okna, kuchyňka, koše), čas, kdy se uklízí, a prostředky. Doplňte klauzuli o odpovědnosti za škody a o pojištění, protože úklidová firma pracuje s vaším majetkem i klíči.

Ujednejte, kdo dodá spotřební materiál, zda se platí paušálně, nebo za hodinu, a jak probíhá výpověď. Dlouhé závazky bez možnosti ukončit spolupráci po zkušební době se nevyplácejí.

Jak hlídat kvalitu

Domluvte kontrolní seznam, který visí v kanceláři a může ho vyplňovat jak úklidová firma, tak pověřený zaměstnanec. První týdny kontrolujte častěji. Stížnost podejte písemně a požadujte nápravu v daném termínu.

Zeptejte se, kdo přijde, jak jsou lidé zaškoleni a zda odpovídají bezpečnostním předpisům pro chemikálie. Pracovníci mají mít k dispozici bezpečnostní listy čisticích prostředků.

Jak z nabídek vybrat tu rozumnou

Poptejte alespoň tři poskytovatele a každému dejte stejné zadání: plocha v metrech čtverečních, počet toalet, kuchyněk a oken, frekvence úklidu a hodiny, kdy se může uklízet. Jen tak půjdou nabídky srovnat. Cena za hodinu a cena za pevný rozsah jsou dvě různé věci, a proto si vyžádejte odhad, kolik hodin úklid zabere.

Navštivte kancelář společně s obchodníkem. Seriózní firma si prostor prohlédne, zeptá se na typy podlah, citlivé prostory a zvláštní požadavky. Nabídka stanovená po telefonu bez prohlídky bývá nepřesná a později se zdražuje.

Ptejte se, zda zaměstnanci mají pracovní smlouvy a zda firma odvádí za pracovníky zákonné odvody. Pokud tomu tak není, nesete riziko vy, protože pracovníci procházejí vaší kanceláří.

Kdy to nedává smysl

Pro velmi malé prostory, třeba dvě osoby v kanceláři o dvou místnostech, může být úklid vlastními silami levnější a rychlejší. Totéž platí, pokud firma pracuje s citlivými dokumenty a nechce pustit cizí osoby do prostor, nebo když se pracuje nepravidelně.

Pozor také na sezónní kolísání. Pokud kancelář v létě zeje prázdnotou, nevyplatí se platit pevný měsíční paušál, a naopak v období, kdy tým roste, se rozsah úklidu musí přizpůsobit. Zeptejte se, zda smlouva dovoluje změnit frekvenci s měsíčním předstihem.

Kompromisem je občasný hloubkový úklid: běžné věci zvládnete sami a profesionálové přijdou jednou za čtvrt roku na okna, koberce a podlahy.

Co nechat zaměstnancům

I při externím úklidu zůstává několik drobností na lidech. Každý odpovídá za svůj stůl: odložit papíry, odnést hrnek do myčky a zamknout citlivé dokumenty. Úklidová firma nemá přemisťovat věci, které nezná, a zbytečně by se pak ztrácely.

Kuchyňka je nejčastější zdroj sporů. Dohodněte pravidlo, že nádobí si každý umyje sám a lednice se jednou týdně vyprázdní. Úklid pak zachytí povrchy a podlahu, nikoli zbytky obědů.

Zvažte i dobu úklidu. Ranní nebo večerní úklid mimo pracovní dobu ruší méně, ale vyžaduje předání klíčů nebo kód k alarmu. Úklid přes den je pro některé firmy pohodlnější, protože se dá řešit okamžitý problém, rozptyluje však kolegy. Vyberte podle způsobu práce týmu.

Jak začít bez zbytečných rizik

Požádejte o zkušební měsíc nebo jednorázový úklid a podle něj hodnoťte. Sdělte pravidla pro klíče, alarm a uzamčení dokumentů. Zaměstnancům oznamte, co zůstává jejich povinností, aby se úklid pracovního stolu a osobních věcí nepřenesl na cizí lidi.

Po třech měsících proveďte stručné hodnocení: je čisto, platí se přiměřeně, funguje komunikace? Pokud ne, vyměňte poskytovatele.

Zdroje

• Státní zdravotní ústav
• Státní úřad inspekce práce